Oggi 6 dicembre per il quarto anno consecutivo Organizzare Italia celebra il Desk Day la giornata nazionale dedicata alla gestione razionale e funzionale della scrivania. Lo spazio della scrivania è spesso sottovalutato. Ci si appoggia un po’ di tutto, raccoglie, come fosse un archivio, le pratiche e il lavoro sospeso e diventa troppo spesso uno spazio incapace di sostenerci durante lo svolgimento del nostro lavoro.

Per non parlare della scrivania digitale spesso completamente fuori controllo. Ma perché accade tutto questo? Perché nella sua organizzazione e gestione non partiamo da noi e dalle nostre necessità, ma piuttosto pensiamo ad esso come ad uno spazio da ordinare quando abbiamo tempo, o quando diventa impossibile posizionarvi ancora qualcosa, invece di considerarlo come uno spazio da organizzare in funzione del nostro lavoro.

Dall’indagine che ha interrogato le persone sulla propria capacità di gestire lo spazio della scrivania, abbiamo ricavato alcuni dati interessanti. Il primo tra questi è che 206 persone hanno risposto alle nostre domande avendo la curiosità di scoprire il proprio comportamento rispetto alla gestione di questo spazio ma anche i punti deboli e di miglioramento della propria organizzazione personale.

Sono più del 60% i rispondenti al sondaggio che dichiarano di usare la scrivania spesso come un archivio, e anche se il 50% circa si prende del tempo per sistemarla, il restante 50% non lo fa con la conseguenza di doversi interrompere per cercare ciò di cui si ha bisogno.

Ansia e stress sono le emozioni che ne derivano per il 54% dei rispondenti, mentre per il 32% tali emozioni si alternano a quelle positive ispirate dall’organizzazione, ma solo 28 persone su 206 dichiarano di poter contare sull’organizzazione della propria scrivania nei momenti di intenso lavoro. Per superare e affrontare caos e superfluo il 23% circa alleggerisce superfici di lavoro e cassetti, ma il 43% lo fa solo a volte o mai trovandosi a dovere muoversi con lentezza e non potendo sfruttare al massimo il proprio spazio.

Anche lo spazio digitale non è gestito molto meglio perché sebbene la capacità di archiviare sia molto alta e riguardi più del 60% degli interrogati solo il 20% circa dichiara di organizzare documenti digitali, cartelle sul desktop e app sullo smartphone sempre, mentre per tutti gli altri avviene in maniera discontinua, penalizzando il lavoro e la sua organizzazione.

Il 60% circa afferma che le persone non si lamentano con lui della sua organizzazione personale, ma il 40% riceve lamentele da a volte a sempre; una percentuale importante che ci ricorda quanto l’organizzazione personale dello spazio di lavoro possa incidere sulle relazioni e impattare sulla quotidianità altrui.

L’indagine condotta sull’organizzazione della scrivania attraverso il link https://organizzareitalia.typeform.com/to/PEVJlG descrive una popolazione che rispetto ai quesiti posti è in parte confusa e poco consapevole e in parte interessata ma incapace di mettere in atto comportamenti coerenti e continuativi.

In buona sostanza i profili scaturiti dal test che restituiscono immediatamente al rispondente una breve profilo descrivono quattro tipologie di persone: il precisino che cerca una organizzazione fine a sé stessa, che gli permette di ordinare lo spazio per sentirsi bene ma che non facilita il dialogo con colleghi e conviventi.

L’impaziente che conosce le regole della buona organizzazione ma non sempre le mette in pratica trovandosi a non poter contare sull’organizzazione del suo spazio proprio nel momento del bisogno e a dover fare i conti con ansia e stress nei momenti di intenso lavoro.

Il creativo che tralascia l’organizzazione e l’ordine, ma accusa fortemente il peso della sua disorganizzazione e desidera migliorarla e infine il sorpreso che non ha mai preso in considerazione di dedicare tempo all’organizzazione, ma ha scoperto che qualche momento investito nell’organizzazione dello spazio della scrivania può tradursi in tempo risparmiato.

Come fare allora a eliminare il superfluo della propria scrivania e trasformarlo in uno spazio strategico per il proprio lavoro? Tenendo a portata di mano solo ciò che serve, prendendo la sana abitudine di riporre ciò che si è usato e allontanando dalla superficie della scrivania superfluo e ogni fonte di distrazione, solo per iniziare!